Nella società odierna le app di messaggistica hanno ormai preso il sopravvento, non solo nella gestione delle dinamiche relazionali di carattere privato, ma anche lavorativo: quest’ultimo aspetto ha portato alla luce problematiche difficilmente trascurabili, soprattutto se si tiene conto dell’introduzione a livello europeo del nuovo General Data Protection Regulation, noto come Gdpr, a partire dal 2018. Il Gdpr, infatti, prevede che debbano essere rispettati determinati standard in materia di privacy e tutela dei dati personali da parte di ogni azienda che li tratta. 

In effetti, prendendo in considerazione il sondaggio condotto da Federprivacy su un campione di circa 1000 professionisti e manager, risulta un allineamento in tal senso: nel 60% delle imprese intervistate esiste già una policy che disciplina le app di messaggistica, e sono previste anche sanzioni disciplinari in caso di mancato rispetto delle norme. Tuttavia, è altrettanto significativo riscontrare che, nella pratica, risulta che ben oltre il 70% degli impiegati utilizza app di messaggistica per condividere datisensibili e informazioni critiche dell’azienda, e il 52% di professionisti e manager d’impresa fotografa documenti di lavoro riservati e lispedisce tramite WhatsApp, ma uno su quattro di essi (24%) sbaglia destinatario. 

Si assiste dunque ad uno scontro tra teoria e pratica che ormai diventa sempre più pericoloso per le aziende, che di fatto “hanno perso il controllo dei propri dati personali a causa delle app” – afferma Nicola Bernardi, Presidente di Federprivacy – motivando la scelta dell’associazione stessa di stilare un apposito decalogo per aiutare le imprese a regolamentare l’uso di servizi aziendali di chat e messaggistica elettronica in conformità al Gdpr. Di fatto, risulta assolutamente necessario disciplinare queste pratiche, proprio perché ormai l’uso di app di messaggistica si è ormai radicato anche nell’ambiente lavorativo, in virtù della sua velocità e praticità: le app sono preferite dai dipendenti proprio perché risultano immediate e consentono di ovviare formalità e risparmiare così tempo, ma è proprio la fretta che porta ad una serie di disattenzioni e leggerezze che le aziende non possono permettersi. 

Sempre stando al sondaggio di Federprivacy a preoccupare maggiormente è il fatto che tra le informazioni scambiate tramite queste applicazioni vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti, piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici. Questo ultimo punto porta a sottolineare come anche la pandemia abbia contribuito ad un aumento dell’uso di WhatsApp e delle varie piattaforme online per motivi di lavoro, dando ulteriore impulso allo sviluppo di questa problematica. Di conseguenza risulta cruciale una disciplina puntuale, altrimenti – spiega Nicola Bernardi – “se le imprese non correranno presto ai ripari, sarà inevitabile assistere a una progressiva crescita di contenziosi e violazioni derivanti dall’uso irresponsabile di tali applicazioni”. 

In conclusione, come riportato nella premessa della Circolare 1-2021 (per ulteriori informazioni, clicca qui), solo una miopia organizzativa può tollerare una superficialità disposta a sottostimare e correre rischi così elevati di perdita della riservatezza, integrità e disponibilità del patrimonio informativo aziendale.